Archivo de la categoría: Asesoramiento tecnológico

Controla las fechas

Separar fechas es algo muy útil, en ciertas ocasiones, hasta incluso para usar tablas dinámicas puede ser interesante.

También es interesante cuando importamos datos de una base de datos y tenemos la mala suerte de que Excel no reconozca las fechas que llegan en esos datos. Continue reading

¿Un semáforo para tu empresa?

Una de las cosas más prácticas de las versiones modernas de Excel son los iconos para establecer alertas.

Suena un poco complicado, pero es muy sencillo, ahora verás lo fácil que es poner un semáforo (o iconos) en tus documentos Excel de forma que no tengas que estar pendiente de los datos y enseguida veas si sube, baja o se estanca un dato relevante para tu empresa (para muchos esto son los indicadores).

La clave es elegir un indicador adecuado, medible y específico.

Por ejemplo vamos a hacer un seguimiento mensual de ingresos.

Semaforo Beneficios Eskura21

Y nuestro objetivo será observar el beneficio obtenido mensualmente.

Seleccionaremos el icono que más se ajuste a nuestro objetivo dentro del conjunto de iconos del formato condicional en Inicio.

Semaforo Beneficios Eskura21

Y una vez elegido, únicamente tendremos que observar la evolución al ir insertando los datos mes a mes. Este es un ejemplo, cuando lo tengas configurado borra los datos y rellena con los reales de tu empresa:

Semaforo Beneficios Eskura21

Y si únicamente quieres estar “alerta” del beneficio, sin estar pendiente de las cifras, este es mi truco: estrecho la columna para ver el semáforo y ocultar las cifras:

Semaforo Beneficios Eskura21

Si quieres descargar este ejemplo para poder usar, tendrás que suscribirte a VIP-E21, donde encontrarás éste y muchos más trucos y ejemplos.

Si necesitas ayuda, no dudes en contactar conmigo.

Te recomiendo que hagas nuestro curso de Excel iniciación gratuíto y si te gusta, que te apuntes al completo, tanto a nivel iniciación o avanzado.

Para hacer el curso gratuíto, debes apuntarte en nuestra zona VIP-E21, y estarás al tanto de las noticias, recursos gratis.

Seguro que podemos hacerte ahorrar mucho de tu valioso tiempo, como mínimo un 25%, que si lo valoras en €, te aseguro que es una cantidad importante al mes.

Así que esta semana este es mi consejo: apúntate a nuestro videocurso y aprende a mejorar para destinar tu tiempo a lo que realmente vale la pena.

Como siempre, te recuerdo que puedes comentarme tus dudas y te ayudaré. Tienes más información en www.eskura21.com.

¿Evitas equivocarte?

Tanto si rellenas tú tus hojas excel como si las rellena otra persona por tí ¿te harta no poder filtrar porque los datos están escritos de forma distinta? te pongo un ejemplo:

No es lo mismo: Eskura21, o Eskura 21, o Eskura21 SL, ni Eskura21 S.L. y así podría seguir y si esto lo multiplicas por el número de empresas cliente que tengas, tenemos tantas variaciones para lo mismo, que es imposible filtrar y obtener la información que necesitas de forma ágil.

Así que ¿cuál es la solución?

Hacer una lista desplegable. 

En cuanto selecciones la columna donde rellenarás los datos, pulsa en “Datos” / “Validación de datos” (en versiones anteriores de Excel también lo podrás usar):

Lista Desplegable Eskura21

Para más comodidad, te recomiendo que uses una hoja para el “Listado de empresas”, yo no lo voy a hacer para que veas mejor el ejemplo. Elegimos “Lista” y el origen donde tenemos el listado que está correctamente escrito y de la forma que nos gusta.

Lista Desplegable

Y ya sólo queda usarlo:

Lista Desplegable Eskura21

Con esto es imposible equivocarse.

Si quieres que te cuente un truco y porqué he puesto “XXXXXXX” en la última celda…. tendrás que suscribirte a VIP-E21, donde encontrarás éste y muchos más trucos.

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¿Buscas o filtras?

Seguro que trabajas con montones de datos y posiblemente listados. Y habrás tenido que localizar datos más de una vez y ¿Cómo lo haces? ¿Automatizas o lo haces manualmente?

Mi consejo de la semana: usa autofiltros o filtros automáticos para ahorrar tiempo.

Pro ejemplo en este listado, podemos ver a simple vista las bebidas y condimentos del T1, y localizar el datos que nos interesa, pero es mucho más eficaz usar filtros o autofiltros.

Autofiltros Eskura21

¿Cómo usar filtros?

Muy sencillo sólo tienes que pulsar en una celda de la tabla, no es necesario seleccionarla, y seleccionamos filtros en Inicio/Ordenar y Filtrar/Filtro o en versiones anteriores de Excel Datos/Filtro/Autofiltro:

Autofiltros Eskura21

Y una vez lo tenemos funcionando, únicamente tenemos que seleccionar en Categoría “Bebidas”, y en Trimestre “T1”:

Autofiltros Eskura21

Y el resultado será:

Autofiltros Eskura21

Si quieres que te envíe el ejemplo que ves en las imágenes, no dudes en contactar conmigo. O registrarte en la zona VIP-E21.

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¿Haces informes de madrugada?

Si te suena eso de quedarte literalmente hasta las tantas haciendo informes, dándole un formato presentable, juntando datos, unificándolos… vamos una pesadilla, que es probable que repitas bastante a menudo.

Si este es tu caso, te recomiendo que hagas nuestro curso de Excel iniciación gratuíto y si te gusta, que te apuntes al completo, tanto a nivel iniciación o avanzado.

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¿Necesitas extraer datos?

Muchas veces esta fórmula nos “salva” de estar tecleando datos, que ya están tecleados.

Extrae nos permite sacar cualquier texto de cualquier celda. Es mucho más útil combinada con otras fórmulas, pero vamos a ver lo que nos permite hacer, que no es poco…

Por ejemplo si necesitamos extraer los números del centro de nuestro código AR-381-99, es decir el “381”, las opciones que tenemos son teclearlo (que no, que es broma) o usar la función extrae:

Extrae Eskura21

En nuestro ejemplo queremos extraer 3 caracteres a partir del cuarto carácter.

Extrae Eskura21

Y el resultado es este:

Extrae Eskura21

Esta función es muy útil combinada con funciones como Concatenar, Izquierda, Derecha, Hallar, Espacios… como ves son funciones de texto que al anidarlas con Extrae, nos dan múltiples opciones para manipular cualquier listado, tenga el problema que tenga.

Como siempre, cuenta conmigo para resolver cualquier duda.

Si quieres ver el videocurso de iniciación a Excel gratis, no dudes en registrarte en nuestra zona VIP-E21.

Felices Fiestas

Esta semana sólo queremos desearos que paséis unas Felices Fiestas.

Con cariño de todo el equipo Eskura21.

¿Vas a ahorrar?

Si vas a ahorrar con un plan a corto o largo plazo, te interesará conocer esta fórmula de Excel. Continue reading

Formato de celdas 3ª parte

Seguimos aprendiendo más sobre los formatos de celdas, como ya te he comentado es vital para dar aspecto profesional a nuestros libros de Excel.

Si quieres seguir viendo otros 4 vídeos más de forma gratuita (la última parte de los formatos de celdas, cómo hacer operaciones básicas con Excel, a crear presupuestos parte 1 y parte 2), no dudes en apuntarte en nuestra zona VIP-E21.

¿Qué aprenderás en este vídeo?

  • Alineaciones de datos en celdas
  • Ajustar textos, combinar celdas, ajuste horizontal y vertical
  • Insertar filas y columnas
  • Centrar títulos en vertical u horizontal
  • Alinear mediante inclinación en grados

Si tienes cualquier duda, contacta conmigo. Si quieres más información: www.eskura21.com

Formatos numéricos, fechas y más

En este capítulo de nuestro videocurso veremos los formatos numéricos, fechas, cómo cambiar el tipo de letra, color, estilo, tamaño, bordes, rellenos de celdas, y cómo alinear datos en las celdas.

Un truco: si aplicamos el formato porcentaje “%” o fracción a la/s celda/s antes de escribir el dato, será más sencillo y sobre todo más rápido.

Formatos de fechas y horas.

Si ponemos fechas, en muchos casos nos va a ocurrir que aparece “#####” para indicarnos que no cabe el dato. Únicamente tendremos que ampliar el ancho de la columna, como hemos visto en el capítulo anterior.

Más formatos de celdas.

Podemos personalizar por ejemplo que aparezcan en rojo los números negativos.

FormatoCeldas 2 Eskura21

Aplicar más formatos.

Cambiar el tipo de letra, color, estilo y tamaño. Es algo sencillo que veremos para lograr un aspecto profesional en nuestros libros.

Bordes y rellenos.

Bordes de celdas, veremos cómo aplicarlos y las opciones que hay.

Cambiar el fondo de las celdas, y los bordes es algo sencillo, que hace que nuestro documento destaque y se convierta en “hecho por una persona experta” .

Veremos todas las opciones de rellenos de celdas, tramas, estilos de tramas y colores.

Al personalizar los formatos conseguimos un aspecto totalmente diferente y más agradable.

Alinear celdas.

Alineaciones de celdas vertical y horizontal.

Por supuesto, si tienes dudas, contacta conmigo.

Y si te interesa ampliar la información sobre alguno de nuestros cursos, consulta nuestra web: www.eskura21.com.